KantorJogja.com – Sangat penting untuk merasakan fungsi notula di dalam sebuah rapat perusahaan. Anda pasti mengerti bagaimana pentingnya notula agar rapat bisa berlangsung secara baik dan teratur sesuai jadwal. Di dalam notula harus memuat seluruh hal yang dibahas. Dimulai dari kapan rapat dimulai hingga selesai, pokok pembicaraan, hingga terkadang siapa yang berbicara untuk masing-masing topik.
Menulis notula bukanlah perkara mudah. Jika ditugaskan untuk menulis notula, maka Anda harus mampu menulis secara cepat dalam mencatatkan setiap poin-poin dalam rapat. Tidak hanya itu saja, Anda juga wajib mengerti info mana yang patut dicatat dan tidak. Berpikir dan cara menulis notula secara cepat menjadi kemampuan yang harus dimiliki dalam notula.
Melihat bagaimana rapat menjadi bagian penting di dalam sistem kerja perusahaan, kenali fungsi notula selengkapnya bersama Ideazone di sini.
Ada tiga fungsi notula yang sama-sama penting ketika sudah dijalankan. Manfaatnya pun sangat besar agar rapat perusahaan yang telah dilakukan tidak berakhir sia-sia tanpa arah tujuan yang jelas. Jadi, inilah masing-masing fungsi dari notula.
Fungsi dari notula yang pertama adalah menjadi alat untuk mengukur kesuksesan. Notula dimanfaatkan tidak hanya ketika rapat berlangsung. Seperti yang telah dijelaskan di atas, notula memuat kapan rapat dimulai dan selesai hingga pokok pembicaraan.
Poin ini berfokus pada bagaimana setiap pokok pembicaraan dibahas dalam rapat. Apakah pokok pembicaraan yang ada di dalam notula sudah sesuai atau tidak? Tujuan rapat yang ingin dicapai apakah sudah berhasil dicapai atau tidak? Ukuran kesuksesan menggunakan notula bisa dilihat dari kesimpulan yang tertulis di dalamnya. Selain itu ukuran kesuksesan lainnya adalah notula dapat tertulis dengan lengkap dan rapi. Itulah mengapa pihak yang menuliskan notula harus mengetahui jalannya rapat secara baik.
Notula juga berfungsi sebagai alat dokumentasi. Alat dokumentasi yang dimaksud di sini berisikan informasi dalam memudahkan para peserta untuk mengetahui bagaimana jalannya rapat dari awal hingga akhir, setiap topik yang dibahas, dan keputusan apa yang dibuat sebagai kesimpulan akhir.
Jika memang pada kemudian hari dibutuhkan pengecekan informasi dalam proses rapat yang telah dilakukan, maka bisa langsung melihat notula. Informasi di dalamnya juga bisa menjadi perbandingan untuk rapat-rapat selanjutnya.
Fungsi terakhir dari notula rapat adalah menjadi alat untuk meninjau hasil keputusan rapat. Ketika rapat sudah mau berakhir, pasti ada kesimpulan yang didapatkan. Di sanalah notula mencatatkan kesimpulan hasil keputusan rapat secara menyeluruh dan rinci. Informasi ini dapat dilihat oleh para peserta rapat sekaligus menjadi alat dokumentasi. Ketika pada kemudian hari dibutuhkan pembahasan ulang atas hasil rapat sebelumnya, tidak perlu bingung untuk mencari informasi ini. Hanya perlu membuka notula rapat sebelumnya saja. Inilah yang membuat notula menjadi sumber informasi terpenting di dalam rapat untuk perusahaan.
Sekarang Anda sudah mengenal betapa pentingnya fungsi dari notula di dalam rapat. Tanpa adanya notula, informasi penting di dalam rapat tidak akan terdokumentasikan dengan baik. Kondisi ini sangat berbahaya karena ada informasi penting yang dapat terlewatkan.
Menjalankan rapat sebagai salah satu sumber kolaborasi antar masing-masing pihak di dalam perusahaan akan lebih nyaman jika dilakukan dalam Meeting Room IDeazone. Mampu memuat hingga 40 orang, berada di pusat bisnis, dekat dengan terminal, stasiun, malioboro, tugu jogja, kampus ternama menjadikan meeting room ideazone pilihan tepat. kunjungi Ideazone atau hubungi 081315476062 untuk langsung melakukan booking sekarang juga.
